Kennen Sie das?
- Benutzer löschen versehentlich oder absichtlich relevante E-Mails samt Dokumenten
- Beim erforderlichen Aufräumen (z.B. durch Postfach-Größenbeschränkung) werden aus der Not heraus wichtige E-Mails gelöscht
- Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen, löschen großzügig mit fatalen Folgen
- Herkömmliche Backups von Mailservern beinhalten nicht alle E-Mails bis zum Zeitpunkt des Absturzes
- Das Finden von E-Mails und das Zugreifen auf E-Mails ist sehr zeitraubend
Situation heute:
In E-Mail-Postfächern liegt inzwischen ein erheblicher Teil der geschäftskritischen Informationen.
Um die Verfügbarkeit dieser Informationen dauerhaft sicherzustellen, müssen die E-Mails automatisch aufbewahrt werden.
Mail-Server sind aufgrund der explosiv gewachsenen Postfachgrößen zunehmend technisch nicht mehr verwaltbar. Die Stabilität der E-Mailserver, sowie die Datensicherung in einem Zeitfenster von wenigen Stunden, kann nicht mehr gewährleistet werden. Durch die Auslagerung von E-Mails in permanent archivierende Systeme werden die E-Mailsysteme dauerhaft entlastet.
Die IT-Abteilungen wollen den erheblichen Aufwand, der ihnen durch die Wiederherstellung fälschlicherweise oder zu früh gelöschter E-Mails entsteht, reduzieren. Anstatt die Daten aufwändig aus Backup-Datenbeständen wiederherstellen zu lassen, sollen die Anwender selbst eine Zugriffsmöglichkeit auch auf ältere E-Mail-Kopien erhalten.
Die dauerhafte Verwaltung und Speicherung von E-Mails auf E-Mail-Servern ist vergleichsweise teuer. Durch die permanente Auslagerung von E-Mails auf kostengünstigere Langzeitspeicher werden Kosten gespart.
Mitarbeiterfluktuation führt sehr häufig zu Verlust von wichtigen E-Mails. Nicht selten haben einzelne Mails über Erfolg und Misserfolg zum Beispiel in Rechtsstreitigkeiten entschieden.
Die rechtliche Situation in den meisten europäischen Ländern fordert von Unternehmen wesentliche E-Mails als fiskalrelevante Dokumente über mehrere Jahre aufzubewahren und auf Verlangen zugänglich zu machen. >> Aufbewahrungspflicht in Österreich
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